Das Oberlandesgericht Düsseldorf hat mit Beschluss vom 2. September 2026 (Az. Verg 38/25) die Anforderungen an produktspezifische Ausschreibungen im IT-Bereich konkretisiert. Eine bestehende IT-Infrastruktur kann die Beschaffung von Geräten eines bestimmten Herstellers rechtfertigen. Öffentliche Auftraggeber müssen die dafür maßgeblichen technischen und wirtschaftlichen Gründe jedoch konkret ermitteln und nachvollziehbar dokumentieren.
Hintergrund des Verfahrens
Eine Stadt schrieb die Lieferung von Apple iPads für mehrere Schulen aus. Die bereits vorhandenen Geräte wurden über ein Mobile-Device-Management-System (MDM-System) zentral verwaltet, das ausschließlich mit dem Betriebssystem von Apple kompatibel war. Die Stadt begründete die Produktvorgabe insbesondere mit dem Aufwand eines Systemwechsels oder eines Parallelbetriebs mehrerer Managementsysteme. Zudem verwies sie auf mögliche Fehlerquellen, zusätzlichen Schulungsaufwand und bereits erworbene Lizenzen. Der konkurrierende Tablet-Hersteller Samsung hielt diese Produktvorgabe für vergaberechtswidrig. Während die Vergabekammer Westfalen den Nachprüfungsantrag zunächst zurückgewiesen hatte, gab das OLG Düsseldorf der sofortigen Beschwerde statt. Bei fortbestehender Beschaffungsabsicht muss die Stadt das Vergabeverfahren in den Stand vor Absendung der Bekanntmachung zurückversetzen.
Produktneutralität bleibt der Grundsatz
Nach § 31 Abs. 1 und 6 VgV sind Leistungen grundsätzlich produkt- und herstellerneutral auszuschreiben. Eine Ausnahme ist zulässig, wenn die Vorgabe eines bestimmten Produkts durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist (§ 31 Abs. 6 Satz 1 VgV). Davon zu unterscheiden ist die Verwendung eines sogenannten Leitfabrikats mit dem Zusatz „oder gleichwertig“, wenn die Leistung andernfalls nicht hinreichend genau und allgemein verständlich beschrieben werden kann (§ 31 Abs. 6 Satz 2 VgV). Das OLG Düsseldorf bestätigt, dass eine bestehende IT-Infrastruktur eine Produktvorgabe grundsätzlich rechtfertigen kann. Dies gilt insbesondere, wenn dadurch tatsächlich bestehende Risiken für die Systemsicherheit oder Funktionalität wesentlich reduziert werden. Bei sonstigen Kompatibilitätsproblemen muss der Auftraggeber hingegen darlegen, dass ein Systemwechsel oder eine produktneutrale Ergänzung mit unverhältnismäßigem Mehraufwand oder nicht hinnehmbaren Funktionseinschränkungen verbunden wäre. Dem Auftraggeber steht bei dieser Beurteilung zwar ein Spielraum zu. Das OLG Düsseldorf betont jedoch, dass die Produktvorgabe auf objektiven, tatsächlich bestehenden und auftragsbezogenen Gründen beruhen muss, die nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Für ihr Vorliegen trägt der Auftraggeber die Darlegungs- und Feststellungslast. Eine vorherige Markterkundung ist dagegen nicht erforderlich. Diesen Anforderungen wurde die Stadt nicht gerecht. Sie hatte weder den zusätzlichen Aufwand für Wartung, Updates und Konfiguration verschiedener Managementsysteme noch die behaupteten Funktionseinschränkungen konkret ermittelt. Auch ihre Berechnungen zum Umstellungsaufwand und zu den Lizenzkosten waren nicht belastbar. So beruhte die angenommene Umstellungszeit von einer Stunde je Gerät auf unzutreffenden Annahmen, da mehrere Geräte gleichzeitig konfiguriert werden konnten. Bei den bereits erworbenen MDM-Lizenzen hatte die Stadt zudem nicht ausreichend berücksichtigt, dass für Bestandsgeräte nur deren verbleibende Nutzungsdauer maßgeblich war. Der Senat stellt damit klar, dass pauschale Hinweise auf bestehende IT-Systeme, mögliche Kompatibilitätsprobleme oder vermutete Mehrkosten nicht ausreichen. Auch die Beschaffungsautonomie erlaubt es dem Auftraggeber nicht, den mit einer produktneutralen Beschaffung verbundenen Aufwand ohne nähere Prüfung außer Betracht zu lassen.
Bedeutung für die Vergabepraxis
Die Entscheidung ist über die Beschaffung von Schul-IT hinaus relevant. Öffentliche Auftraggeber können auch künftig bestimmte Produkte oder Hersteller vorgeben, wenn hierfür sachliche, auftragsbezogene Gründe bestehen. Insbesondere bei vorhandenen IT-Infrastrukturen sollten sie jedoch frühzeitig prüfen, welche technischen Einschränkungen und zusätzlichen Kosten mit dem Einsatz alternativer Produkte verbunden wären. Die Ergebnisse sind im Vergabevermerk nachvollziehbar dokumentieren. Technische Bestandsaufnahmen, belastbare Kostenberechnungen, Herstellerangaben und fachliche Stellungnahmen können hierfür eine geeignete Grundlage bilden.
Bei der vergaberechtskonformen Gestaltung produktspezifischer Ausschreibungen und der rechtssicheren Begründung entsprechender Produktvorgaben unterstützen Sie Rechtsanwältin Vanessa I. Wolfschaffner, LL.M., und Rechtsanwalt Julian Führing, M.A. (Business), gerne.